Webディレクターのタスク管理術!新人ディレクター平野、先輩にインタビュー

Webディレクターのタスク管理術!新人ディレクター平野、先輩にインタビュー

こんにちは。おひさしぶりです。

みなさん覚えているでしょうか、ディレクション部期待の新人平野です。
新卒の子たちも配属され、いつまで新人を名乗っていられるだろうとひやひやしている最近です。
(新人の肩書を奪われたらこの連載のタイトルはどうなるんだろう…)

若い新卒ズにポジションを奪われることもそうですが、平野にはもうひとつ恐れていることがあります。

「干されたらどうしよう…!」

幸いにして、D2Cソリューションズは新人にもさまざまな仕事を任せてくれるとてもいい会社です。わたしも配属後、デバッグやらなんやらと多岐にわたる業務に携わらせてもらっています。
が、わたしはまだまだ成長途中の新人。
もっともっといろんなことに挑戦して、もっともっといろんなことをできるようになって、もっともっと仕事を任せてもらえるようにならなくちゃ!じゃないと干されるかも!(D2Cソリューションズはいい会社です)

というわけで、「あれもやります」「これもやります」と手を挙げていたところ……

パンクしました。

あれもこれも、と欲張った結果、ふと冷静に考えてみると、どうしたってあれもこれもスケジュールに間に合わない状態になっていたのです。
スケジュール表を開いて頭を抱え、大げさにため息をついてみたのですが、もちろん状況は変わらず、隣の席の新卒Hさんにかわいそうな顔をされただけでした。

困った平野は、上司のMさんに相談してみることに。
「Mさん、助けてください」
「ばかなの? もっと早くにアラートをあげなさい」
「(ばかって言った……?)すみません……」

というわけで、今回は「タスクがいっぱいでどうしたらいいのかわからない!何から手をつければいいの!?もうパンクしてしまいそう!でも怖くて上司にも言えない!」というみなさんのために、怒られるリスクと引き換えに、上司にタスク管理方法についてインタビューしました。

 

スケジュール管理の問題点を洗い出そう

「そもそも、どうしてこういう状況になっちゃったの?」
「いまいち、自分のタスクを把握できていなかったからだと思います」

普段、プロジェクト単位では、Backlogでスケジュールを管理しています。
しかし、Backlogに書き込むまでもない細かなタスク(打上の出席を取るとか、打上のお店の予約をするとか)はその辺の裏紙にメモをしていたり、チャットワークのタスク機能を用いてみたりと、ばらばらに管理していたため、「あっ!あれやるの忘れてた!……間に合わない」というようなことが起こってしまっていたのです。(金曜日だとお店の予約が二週間前でも難しいのが銀座です)

「あと、Backlogに登録されたスケジュールも、「へぇ~あしたが〆切だったんだ~やばいな~」という気持ちで見てました」
「それは完全にアウトだよ」

スケジュールを眺めつつ、「へぇ~」と思っているだけではアウトかもしれませんが、何から手をつけたらいいのかわからずぽかんとしてしまう…という経験は、みなさんにもありますよね!?

 

タスク管理は一つのツールで行おう!

さて、「平野はタスク管理を様々なツールで行っているため全体像が見えておらず、タスクの優先順位もつけられていない」という問題点が明確になりました。

つまり、タスクをひとつのツールにまとめて管理すればいいのでは…!?

「ところで、Mさんはタスク管理、どうしてるんですか?」
「全部、Wunderlistにまとめてる」
「わんだーりすと…?」

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『Wunderlist』とは、タスク管理のためのToDoリストアプリ。

タスク管理ツールがたくさんある中で、Mさんが気に入っているのは次の三つのポイントだそうです。

 

【1】PCでもスマホでも利用できる

Mさん「会社にいるときは、打合があったりとゆっくり自分のタスクに向き合う時間がとれないことも多いけど、スマホでも利用できるので、通勤の電車のなかでタスクを整理することができます。タスクを整理するためには、ひとりでゆっくりとまとまった時間をとって、集中してやることが大事」Wunderlistは無料のうえ、iPhoneにもAndroidにも対応!

【2】サブタスクまで管理可能

「やらなくちゃいけないことをリストアップしたら、「そのタスクを処理するために必要なタスク」を細かく書き出すようにしているんだけど、Wunderlistならサブタスクを登録できるから便利。
タスクはなるべく、「具体的に何をするか」という粒度まで落として記すようにしています。そうしないと、その都度なにをしなくちゃいけないのか考える必要が出てきて面倒なので」

【3】Googleカレンダーとの同期もできる

「Googleカレンダーと同期させることで、いつまでにやるのかということが視覚化されるので、わかりやすい」

 

タスクの優先順位ってどうやってつけるの?

平野もMさんを真似して早速Wunderlistに登録。アプリもダウンロード。
登録しただけでなんだか仕事できるレベルが上がった気がするぞ…!

「ところでMさん。このWunderlistでは、タスクを優先度の高いものから並べ替えたりできるみたいですが、タスクの優先順位ってどうやってつけていますか?」
「基本的には重要度×すぐできるかどうか、かな。
「すごい重要だけど時間がかかるもの」を最初に持ってきてしまうと、自分のところで作業が止まってしまって、他にパスを出すことができないでしょ?だから、なるべく、すぐにできることから手をつけて、どんどんパスを回すようにしているかな。
全体の進行をする人が、それぞれの作業のことだけ考えて物事を進めようしてしまうと、本当に先にやらなきゃいけないことが後回しになってしまう。制作は進むけど、開発は全然進まないとか。そうするとスケジュールが守れない。守ろうとすると品質が下がるような選択をしてしまう。ディレクターとして、全体の動きが止まらないように意識しています」

ふむふむ…と話に聞き入っていると、Mさんはぐいっと身を乗り出してきました。

「ていうか、さあ」
「は、はい」
「進行管理をするというのは、「これできましたか?」って作業担当者に聞いて回ることじゃなくて、プロジェクトが目標としている時期までに、ちゃんと質を担保した状態でリリースできるかどうかを管理するってことでしょ? プロジェクトを進めていく過程で、それを阻むような障害が立ち上がれば、それをいかに解決するかということが求められる。
平野は、まず、こういった「ツールでなんとかしよう☆」みたいなことを言う前に、そのことを意識して仕事してください」

ついに、本意気で怒られ始める平野。
このあとMさんとのお話は1時間強続きましたが、今回のブログはここまでです!

 

まとめ

平野がMさんから学んだタスク管理テクニックは以下の通り。

  • タスクはひとつのツールにまとめて管理しよう

  • タスクの整理をするときは、まとまった時間をとること

  • タスクは具体的な行動レベルまで粒度を落として記述

  • 「重要度×すぐできるかどうか」で優先順位を決めよう

そして、タスク管理の方法と同時に、ディレクターとしてのスケジュールとの向き合い方についても学ぶことができました。
もちろん、そのおかげでこの原稿もスケジュール通りに入稿できているはず…!

ではでは、次回もお楽しみに!平野でした!

*株式会社D2Cソリューションズは2016年10月1日に株式会社D2C dotへと社名を変更しました。